Vous dirigez une entreprise et vous envisagez, si ce n’est pas encore le cas, de mettre en place le partage des agendas électroniques ?
C’est une excellente idée qui va avoir plusieurs avantages immédiats :
Il sera plus facile d’organiser une réunion commune en partant des disponibilités de chacun. Sachez qu’il existe aussi des moyens moins invasifs de le faire façon Doodle !
Vous pourrez avoir un œil sur l’organisation de vos collaborateurs et leur proposer votre aide le cas échéant.
Enfin il sera facile à l’un de vos collaborateurs de gérer votre agenda à votre place.
L’accès collectif à votre agenda présente aussi des dangers nombreux et il convient de les connaitre pour les prévenir :
Tout d’abord vous devez vous souvenir que le temps est votre bien le plus précieux et qu’il vous appartient !
La conséquence de ce principe est évidente : vous ne devez à aucun prix laisser une autre personne positionner des rendez-vous dans votre agenda sans que vous lui ayez donné vos règles du jeu et la manière dont vous souhaitez gérer votre temps : par exemple, vos conditions d’acceptation d’un rendez-vous ou d’une réunion, vos plages de disponibilité, …
Ensuite il est important de se souvenir que certaines personnes peuvent lire votre agenda sans forcément avoir le recul nécessaire ou une lecture objective : « mon patron se met en indisponible tous les vendredis après-midi donc il se fait des grands weekends »
Enfin votre disponibilité lisible par tous ne doit pas suggérer à vos interlocuteurs qu’il est possible, donc souhaitable que vous participiez à toutes les réunions de votre entreprise.
Vous l’avez compris, l’agenda partagé est une solution réellement efficace si, comme toute technologie, elle vient vous aider dans votre quotidien mais que vous savez en garder le contrôle en fixant des règles d’usage claires !