Votre administration des ventes peine à satisfaire votre principal client, vos équipes commerciales se plaignent de manière récurrente ! Il faut trouver une solution !
Ça tombe bien vous apercevez Sandrine votre Responsable ADV qui gare sa Mini sur le parking devant votre bureau ! Après les salutations d’usage tombe la formule magique : « Sandrine, pour les difficultés sur le dossier APX il faut qu’on organise une réunion ! Je t’envoie une invitation par mail ! »
Aussitôt dit, aussitôt fait … Vous adressez une invitation par mail à deux de vos Directeurs régionaux et à trois personnes de l’équipe ADV pour une session de travail de 2 heures relative « aux problèmes du dossier APX ».
Lundi 12 à 10h30, début de la réunion… non 11h, car l’avion d’un de vos Directeurs régionaux a du retard. Vous présidez la réunion avec Sandrine et présentez l’enjeu de la réunion : « il faut qu’on parle du dossier APX car ce client se plaint régulièrement de soucis rencontrés avec notre ADV ».
Réaction immédiate de Coralie qui gère pour l’ADV ce dossier client : « je ne nie pas qu’il y a des problèmes sur ce dossier mais il faut aussi que le client y mette du sien car ses équipes approvisionnement ont un vrai souci de communication entres elles ! »
Didier votre Directeur Régional Sud-Est : « Pour rebondir sur ce que vient de dire Coralie je confirme que les équipes appro d’APX ne sont pas la hauteur et j’ai dû intervenir à plusieurs reprises sur ma région ! »
Sandrine : « Vous avez raison mais on a aussi des choses à régler en interne, je note que les commandes APX sont traités en paquets et pas au fil de l’eau »
Alain, DR Nord : « Pour rebondir sur ce que vient de dire Sandrine, tout à fait d’accord, il faut traiter au fil de l’eau »
Sylvie : « pour rebondir… »
Et vous… le patron … vous « rebondissez aussi !
Après tous ces rebonds qui s’apparentent à une séance de trampoline arrive le moment de conclure la réunion … les deux heures sont écoulées !
Vous reprenez la parole : « Je pense qu’on a une vision assez complète de la situation je vous propose que chacun commence à réfléchir aux solutions possibles et qu’on se revoit dans deux semaines suivant les mêmes modalités… je vous envoie une invitation par mail ! »
Qu’est-ce qui a fonctionné sur cette réunion ?
Chacun des intervenants du dossier a pu intervenir et présenter sa vision du dossier
Et les disfonctionnements de cette réunion ?
Les plus bavards ont parlé forts et leurs collègues ont « rebondis » pendant toute la réunion … ont-ils exprimés un point de vue original ou se sont-ils exprimés uniquement en réaction aux propos des collègues ?
Deux heures de réunion pour vos DR pour une journée de transport … grosse productivité !
Pas de plan d’action en fin de réunion … ou plutôt si ! Votre plan d’action réside dans l’organisation d’une prochaine réunion !
Quand vos collaborateurs se plaignent de la « réunionnite » qui règne parfois dans l’entreprise, ils font souvent référence à ce type de réunion … essayons de dégager quelques pistes pour éviter ce type d’écueils.
1ère question « basique » : pourquoi organisez-vous une réunion ?
Il n’y a rien de plus simple que de faire un état de la situation en questionnant les personnes concernées au préalable ; vous éviterez les pertes de temps liées aux transports et vous vous assurerez que les points de vue exprimés ne sont pas influencés par les points de vue des autres personnes. Donc votre 1ère réunion ne sert à rien sauf à considérer que le sujet est suffisamment complexe pour justifier des explications en collectif.
2ième question : comment s’assurer qu’une réunion sera efficace ?
Demandez à vos collaborateurs de préparer la réunion sur la base d’un constat précis : le but est que chaque participant arrive à la réunion avec ses propositions de solutions. Une réunion réussie est une réunion qui débouche sur un plan d’action concret.
3ième question : comment optimiser l’organisation matérielle d’une réunion ?
Evitez de définir des créneaux horaires « standard » de deux heures … parfois il vous faudra 1h30 et parfois 15 minutes… au-delà de 1h30 une session de travail collective sur un seul sujet devient vite improductive !
Dans notre univers latin la réunion « physique » est souvent perçue comme un must car elle permet de faire interagir les participants ; regardez du côté des visio-conférences ou même de la simple réunion téléphonique ; ce sont souvent des moyens très efficaces de travailler qui vont limiter les coûts ! Réservez les réunions physiques à du personnel sédentaires prioritairement. A noter que la préparation des participants à une réunion téléphonique est souvent plus approfondie que celle des participants à une réunion physique… normal, puisque le participant sait que pendant une réunion téléphonique il sera amené à prendre la parole sans être noyé dans la brouhaha collectif… il sera exposé !
Sélectionnez soigneusement les participants en fonction de leur pertinence sur le sujet traité en vous limitant à 5 ou 6 personnes pour éviter d’alourdir les sessions de travail sans valeur ajoutée supplémentaire ! Rappelez-vous un principe simple : dans l’univers commercial les gens sont souvent bavards et voudront exister pendant la réunion même s’ils n’ont pas de pertinence sur le sujet traité … nos fameux « rebonds » !
En synthèse, votre réunion fonctionnera si :
La préparation est faite en amont et chacun arrive avec ses propositions. Il faut que le pourquoi soit posé avec précision et pertinence !
Les participants sont bien choisis
La durée de la réunion est la plus courte possible
La réunion aboutie à des décisions concrètes avec un relevé de décision
Pensez à la dernière réunion à laquelle vous avez participés… si ces quatre points étaient au rendez-vous, vous avez beaucoup de chance !